Training Dieren in Rampen: ‘Onze rollen worden nu tastbaar’

Zijn er veel dieren betrokken bij een crisis of incident? Dan kunnen de veiligheidsregio’s in de toekomst één Coördinerende Dierenhulporganisatie (CDHO) bellen die de crisisorganisatie in de dierenketen activeert. Hoe gaat dat in zijn werk? Om hier een beeld bij te krijgen, liepen we een dag mee met de training voor Coördinerende Dierenhulporganisaties.

Dieren zijn nu vaak nog een ondergeschoven kindje bij crises en rampen. Hulpdiensten richten zich in de eerste plaats op het redden van mensen. Dieren komen meestal op de tweede plaats, of worden helemaal vergeten.

Crisisstructuur
Dat moet anders, vindt de Stichting Dieren in Rampen. Daarom krijgt elke veiligheidsregio de komende jaren een Coördinerende Dierenhulporganisatie (CDHO). Deze CDHO kan de crisisstructuur in de hele regio (en daarbuiten) activeren als dat nodig is. “We zijn een crisisstructuur aan het bouwen die zo goed mogelijk aansluit bij de crisisstructuur van de hulpdiensten", vertelt Cleo van Wijk, programmacoördinator bij de stichting.

"De veiligheidsregio's hoeven straks alleen de Coördinerende Dierenhulporganisatie te bellen en die kan de hele keten van dierenorganisaties in de regio activeren," zegt haar collega Sabine Zwiers. “We zijn nu in gesprek met de dierenorganisaties in de verschillende regio’s om te kijken welke organisatie de rol van CDHO het beste op zich kan nemen. Er zijn criteria opgesteld waar een CDHO aan moet voldoen. Wij kijken welke dierenhulporganisaties hieraan voldoen en leggen dat voor aan het bestuur. We ondersteunen de CDHO’s vervolgens met het opzetten van de crisisstructuur en organiseren trainingen voor de crisisteams.”

In de praktijk
We liepen een dagje mee met zo’n training. De trainer begint met een kennismaking. “Wat hopen jullie vandaag te leren?” vraagt Francisco Beck, trainer bij het bedrijf Good Work Personnel Development. De groep heeft al een e-learning doorlopen. “Ik snap de theorie”, zegt een van de deelnemers. “Maar ik ben wel benieuwd hoe we dat in de praktijk allemaal moeten gaan doen. Dus: hoe passen we dit toe in de multi-omgeving? Ik ben blij dat we de processen vandaag in oefeningen doorlopen.”

Enkele deelnemers vertellen dat er in hun regio al een beweging op gang is gekomen. “De veiligheidsregio weet ons beter te vinden, nu we aangewezen zijn als Coördinerende Dierenhulporganisatie. De Stichting Dieren en Rampen heeft in onze regio bijvoorbeeld al een webinar gegeven en meegedacht over een natuurbrandscenario. Dus dat is echt fantastisch.”

Vliegwiel ontstaan
Sabine van de Stichting Dieren in Rampen vertelt dat dat voor meer veiligheidsregio's geldt. “Na onze conferentie op 13 maart is er echt een vliegwiel ontstaan", zegt ze. “We zijn inmiddels met 17 veiligheidsregio’s in gesprek. Het besef begint te komen dat je bij een ramp ook de dieren in veiligheid dient te brengen.”

Sommige deelnemers vragen zich wel af hoe de samenwerking met de andere hulpdiensten straks zal gaan. “We zijn maar een vrijwilligersorganisatie", zegt een van hen. “Er wordt soms wat lacherig over ons gedaan. Alsof we dierenknuffelaars zijn.” Trainer Francisco zegt dat de deelnemers zich daar geen zorgen over hoeven te maken. “Je wordt gewoon als een volwaardige partner gezien. Zij weten namelijk niets van dierenhulp en zien jou als professional. Je mag die bal oppakken, want jij bent dé expert op dat moment.”

Table top
Francisco loopt de theorie nog één keer door, en dan is het tijd om aan de slag te gaan. Good Work heeft een tafel ingericht met een plattegrond erop. Alle deelnemers verzamelen zich om de tafel en krijgen per tweetal een rol toebedeeld. Ze worden CriCo (crisiscoördinator), CODA (Coördinator veldteam dierenambulance) of Taakverantwoordelijke.

Het scenario gaat van start: er is sprake van een grote flatbrand. Deze melding komt als eerste binnen bij de CriCo's. Zij alarmeren de dierenambulances en geven de eerste briefing. Ook wijzen zij een CODA aan die de leiding neemt op de plaats van het incident.

Even wennen
De CODA rijdt naar het incident toe en moet daar even wennen aan haar rol. “Het is belangrijk dat je nu boven het incident gaat hangen", zegt de trainer. “Dat is even een mindshift, want je bent gewend om dieren te helpen. Je bent nu verantwoordelijk voor het aansturen van het proces.”

Al snel gaat de CODA het eerste motorkapoverleg in. Ze krijgt daar allerlei vragen van de andere hulpdiensten: hoeveel voertuigen komen er nog? Hebben jullie extra politiebegeleiding nodig? Wat zijn de kentekens van de voertuigen die nog ter plaatse komen?

Delegeren
Ondertussen gaat het incident gewoon door. Mevrouw Van Loon meldt zich en vertelt dat ze zich zorgen maakt over haar kat die nog op de 6e verdieping zit, meneer Muller mist een parkiet en de brandweer heeft een koningspython aangetroffen waar nog niks mee is gedaan. Bevolkingszorg meldt dat er een opvanglocatie is voor de getroffenen, maar dat de dieren daar niet toegestaan zijn.

De CODA krijgt het steeds drukker. Dan vraagt de trainer om nog een keer uit te zoomen. Wat heb je nu nodig? Ze concluderen samen dat er nu teveel werk op haar afkomt en dat het belangrijk is om taken te delegeren. De CODA wijst twee taakverantwoordelijken aan: één voor de registratie van de dieren en één voor de coördinatie van het transport. Zo houdt ze meer zicht op het geheel én heeft ze de tijd om de CriCo’s op de hoogte te brengen.

Na de oefening volgt de debriefing. “Ik vond het verhelderend", zegt een deelnemer. “Door de oefening worden de rollen tastbaar. Je ziet daardoor beter waar de verantwoordelijkheden liggen én wat de knelpunten zijn. Bovendien weet ik nu beter wat ik binnen mijn eigen organisatie nog moet doen om hier klaar voor te zijn.”

VR-brillen
Na de lunch is het tijd voor de volgende stap. De deelnemers gaan oefenen met Virtual Reality-brillen op. Good Work heeft 3 ruimtes ingericht: een kantoor voor de CriCo's, een VR-omgeving voor de CODA's en een VR-omgeving voor de Taakverantwoordelijken in het veld.

Ik kijk mee met de CriCo's waar de eerste melding binnenkomt. Er staat een dierenziekenhuis in brand. Er is een enorme rookontwikkeling, veel paniek en er zijn nog minimaal 12 dieren in het ziekenhuis aanwezig. De CriCo's sturen twee ambulances naar het incident toe, en gaan meer ambulances regelen. Ook plaatsen ze alvast een bericht op social media.

Vergeten
Dan valt het stil. De CriCo’s hebben alles gedaan wat ze moesten doen en verwachten nu een telefoontje van de CODA die op de locatie is. Maar dat telefoontje komt niet. In de naastgelegen ruimte (dus op de locatie) gebeurt er van alles. Er komt een lijst vrij van dieren die opgenomen zijn in het ziekenhuis, een dierenarts meldt zich en de hulpdiensten spreken met de CODA af dat de eigenaren van de dieren gebeld gaan worden. En toch blijft het bij de CriCo's stil. “Zullen we de CODA zelf maar gaan bellen?” vragen ze aan elkaar. De telefoon van de CODA gaat over, maar er wordt niet opgenomen omdat ze in een motorkapoverleg zit.

“Ik was jullie helemaal vergeten", zegt de CODA in de debriefing. “Ik was niet alleen de CriCo's maar ook de taakverantwoordelijken vergeten. Dat komt omdat ik jullie niet zag én omdat ik niet de rust pakte om overzicht te creëren.” De Taakverantwoordelijken zagen de CODA worstelen, maar grepen niet in. “Ik had jou daar best op kunnen wijzen”, zegt een van hen. “Ik denk dat dat wel geholpen had.”

Veel regelen
De CODA vertelt dat ze nu goed gevoeld heeft wat haar rol inhoudt. “Informatiemanagement is de sleutel in elke crisisaanpak", zegt Dennis van Heerden, trainer en mede-eigenaar van Good Work. “Als je dat niet op orde hebt, stort je hele team in en dat zag je nu gebeuren.”

Hij vertelt dat je als CODA soms heel veel moet regelen. “Je loopt het motorkapoverleg uit en belt direct de CriCo's. Vervolgens zet je de taakverantwoordelijken aan het werk en ga je weer het volgende motorkapoverleg in. Zo ben je continu bezig.”

Na een korte pauze worden de rollen opnieuw verdeeld. Het tweede scenario gaat van start: de evacuatie van een groot gebied dat waarschijnlijk over 8 uur gaat overstromen. De groep laat in deze oefening zien dat zij van de vorige ronde geleerd hebben. De taken worden meteen goed verdeeld. Daardoor werkt het team efficiënter. Het creëert bovendien duidelijkheid en overzicht.

Puntjes op de i
Natuurlijk zijn er leerpunten, want er is altijd wel iets dat nóg beter kan. De CriCo’s gaan er in deze oefening vanuit dat zij 100en dieren moeten opvangen en regelen 25 ambulances. In werkelijkheid zijn er maar 6 ambulances nodig. Dus de CODA had beter moeten duiden om hoeveel dieren het ongeveer ging, of de CriCo had beter moeten doorvragen. Maar dat zijn nog de puntjes op de i. Overall laat de groep in deze oefening zien dat zij de processen beheersen, en dat zij weten wat hen te doen staat bij een volgende crisis.